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Dans le monde du commerce de gros international, y compris du pétrole et des produits pétroliers, où de grands volumes de marchandises sont expédiés à travers différents pays et continents, assurer la transparence de la transaction et vérifier l’authenticité des marchandises est une question d’une importance primordiale. Cependant, il existe de nombreux fraudeurs dans le commerce du pétrole qui cherchent à escroquer les clients en falsifiant des documents ou en proposant des marchandises inexistantes ou de qualité inférieure. Afin de protéger les intérêts des clients et d’assurer le succès des transactions, il est nécessaire de respecter strictement un certain ensemble de documents, ainsi que d’accorder une attention particulière aux détails de la vérification de ces documents. Tout d’abord, la présence d’un ensemble correct et complet de documents est nécessaire pour l’importation légale des marchandises sur le territoire douanier du pays de destination pour les procédures de dédouanement et d’importation. Mais aussi – la vérification et l’analyse initiales des documents avant la transaction permettront au client d’identifier dans un premier temps les actions frauduleuses potentielles de la part du vendeur et de prendre la bonne décision quant à savoir s’il vaut la peine d’effectuer cette transaction.

Valeur POP (Preuve de produit)

Dans la pratique, on dit « fournir un POP pour un produit », en fait, cela signifie fournir un ensemble de documents sur la certification du produit. Nous avons décrit le déchiffrage des termes et des acronymes dans un article séparé. Le POP est un élément clé dans les transactions de produits pétroliers. Ce document confirme l’existence réelle et la disponibilité du produit à la vente. L’importance du POP est la suivante :

1. Confirmation de l’existence des marchandises : Le POP donne à l’acheteur l’assurance que les marchandises existent réellement et sont disponibles à l’achat.
2. Transparence : Ces documents constituent la preuve que le vendeur possède les biens proposés à la vente et définissent clairement leurs caractéristiques.
3. Prévention de la fraude : Étant donné que de nombreux fraudeurs tentent de frauder les acheteurs en proposant des produits inexistants, le fait de disposer d’un POP permet de réduire le risque de telles fraudes.

Il est important de comprendre qu’il n’existe pas de document standardisé. Chaque transaction est unique, en fonction des accords conclus entre l’acheteur et le vendeur, des conditions de livraison et de la région, ainsi que de nombreux autres facteurs. Nous distinguons deux directions principales :

• Paquet de documents FOB. Il s’agit d’une convention pour toutes les transactions intra-portuaires lorsque vous achetez des marchandises à l’intérieur du port, en barrique, sans livraison. C’est-à-dire que le paquet de documents comprend les documents de stockage et d’accumulation portuaires en plus des documents relatifs aux marchandises.
• Paquet de documents CIF. Il s’agit d’un symbole pour toutes les transactions dans lesquelles les marchandises sont vendues avec livraison au client, c’est-à-dire dans le paquet de documents, en plus des documents pour les marchandises elles-mêmes, il existe également des documents liés à la logistique et à la livraison.

En termes de nombre de documents à fournir, le paquet de documents pour les marchandises est divisé en deux types :

• PРОР (Preuve partielle du produit). PОР partielle, pas complète. Le fournisseur fournit au client seulement une partie des documents relatifs aux marchandises, après avoir convenu au préalable avec le client de la liste des documents à fournir.
• POP (Proof Of Product). Ensemble complet et définitif de documents relatifs aux marchandises, qui est déjà complet et ne peut pas être complété ultérieurement par d’autres documents.

Il existe souvent une pratique dans laquelle le fournisseur ne veut pas ou a peur de remettre à l’acheteur un ensemble complet de documents, car parmi les acheteurs, il existe également des fraudeurs qui peuvent utiliser ces documents à d’autres fins. Il existe donc une pratique sur le marché où le fournisseur remet d’abord un ensemble partiel de documents (РРОР), prouvant ainsi partiellement au client que les marchandises sont toujours là. Après cela, il oblige le client à effectuer certaines actions, principalement pour confirmer sa solvabilité ou faire un dépôt, puis il envoie le reste des documents formant un ensemble complet de documents pour les marchandises (РОР).

Il est important de noter que l’un des stratagèmes frauduleux les plus courants se produit lorsqu’un fournisseur émet un РРОР partiel à partir de documents qui ne peuvent pas être vérifiés par des sources indépendantes et demande un paiement anticipé pour des marchandises qui n’existent pas, car les documents qui ont été fournis au client semblent bons d’une part, mais d’autre part, ils ne peuvent pas être vérifiés.

Notre conseil – si vous êtes à un stade de la transaction où vous devez commencer à dépenser de l’argent, insistez pour que votre РРОР partiel contienne des documents qui peuvent être vérifiés par des sources indépendantes. Par exemple, un rapport SGS peut être vérifié auprès de SGS lui-même, et un rapport d’injection pour un réservoir terrestre ou un navire peut être vérifié en appelant le port. En même temps, une lettre de garantie du vendeur sur la fourniture de la ressource ne vous dit rien, car si le vendeur va vous tromper. Si le vendeur va vous tromper, il vous délivrera n’importe quelle lettre que vous voudrez sur son papier à en-tête.

Authentification des documents

L’authentification de tous les documents fait partie intégrante du processus de transaction. Vous trouverez ci-dessous quelques principes de base pour la vérification initiale de tout document :

1. Rapprochement avec les bases de données : La vérification des documents soumis avec des bases de données ou des registres officiels peut confirmer leur authenticité. De nombreux registres de documents sont publics en ligne.
   2 Analyse des signatures et des sceaux : Un examen minutieux des signatures et des sceaux sur les documents aidera à identifier d’éventuelles falsifications. Si les documents portent les signatures d’autres organisations indépendantes du vendeur, contactez ces organisations et confirmez qu’elles ont signé les documents.
2. Documents émis par des tiers : Si les documents sont émis par une organisation indépendante, un laboratoire, etc., contactez cette organisation et confirmez qu’elle a signé les documents. Contactez cette organisation et vérifiez l’authenticité du document. Faites attention à l’organisation elle-même, vérifiez qu’elle est réelle et réputée – il peut souvent s’agir de faux laboratoires ou d’installations de stockage de pétrole inexistantes qui génèrent des documents dans l’intérêt des fraudeurs.
3. Contreparties émettrices des documents : faites attention aux entreprises, afin que dans tous les documents, le propriétaire des marchandises soit bien celui de l’entreprise avec laquelle vous avez conclu des affaires, et non pas une organisation tierce. Vérifiez les noms des signataires. Les fraudeurs prennent souvent les documents de quelqu’un d’autre et les font passer pour les leurs – ne payez que le véritable propriétaire des marchandises qui figurent dans les documents.
4. Originalité des documents : faites attention aux sceaux et aux signatures qui figurent sur les documents afin qu’ils soient originaux. Dans la plupart des cas, vous pouvez les voir à l’œil nu. Si les tampons, les signatures ou d’autres éléments du document sont appliqués artificiellement sur le document, à l’aide de Photoshop ou d’autres programmes spécialisés.
5. Métadonnées du fichier : en cliquant sur les propriétés de n’importe quel fichier, vous pouvez voir ses métadonnées. Par exemple, si l’on vous fournit un SGS créé le 4 mars à Rotterdam, mais que les métadonnées du fichier vous indiquent que le fichier a été créé le 20 mars au Nigéria, il vaut la peine d’examiner et de vérifier plus sérieusement l’authenticité du document.
6. Consulter des experts : Si nécessaire, des experts ou des agents ayant de l’expérience dans le commerce international du pétrole peuvent être contactés pour vérifier les documents et obtenir des avis.

Il existe de nombreux schémas et techniques de vérification des contreparties et de leurs documents. Les professionnels de la sécurité d’entreprise coûteux connaissent certainement des dizaines de fois plus de méthodes de vérification des documents. Nous avons donné des exemples de méthodes de vérification de base uniquement. Nous avons également rédigé un article distinct sur la lutte contre la fraude sur le marché des produits pétroliers, les principes de base et les méthodes de vérification des contreparties.

POP (Proof Of Product) pour les transactions CIF, transactions dans lesquelles les marchandises sont vendues avec livraison au port de destination du client.

Il est important de diviser les documents en deux groupes : les documents qui régissent la relation entre l’acheteur et le vendeur (contrat, lettre d’intention, ICPO, FCO, facture, etc.) et les documents directement liés aux marchandises elles-mêmes. Les documents régissant les relations entre les contreparties sont décrits dans un article séparé. Nous examinons ici la liste des documents qui accompagnent les marchandises elles-mêmes :

1. Certificat d’origine. Tout bien a une origine du pays dans lequel il est fabriqué. Le certificat d’origine est délivré principalement par la Chambre de commerce et d’industrie du pays où il est fabriqué et confirme l’origine des marchandises. Ce document est important pour le dédouanement des marchandises au port d’arrivée. Ces documents sont souvent falsifiés sur le marché afin de cacher l’origine réelle des marchandises aux pays qui sont sous sanctions internationales.
2. Passeport produit. Toute marchandise, y compris le pétrole et les produits pétroliers, possède certains indicateurs qualitatifs. Ils doivent être conformes aux normes internationales. Lorsque les marchandises sont expédiées depuis une raffinerie, le fabricant délivre un passeport produit. En fait, il s’agit d’une liste d’indicateurs qualitatifs des marchandises lors de l’expédition.
3. Rapport SGS. Il s’agit d’un rapport de laboratoire d’un laboratoire indépendant qui a prélevé des échantillons et confirmé la qualité et la quantité des marchandises à un certain stade de la livraison. En principe, il existe deux SGS dans une transaction : du port de départ effectué par le vendeur et du port de destination effectué par l’acheteur. Au cours du processus de livraison, il est possible d’aller au-delà des deux points d’échantillonnage et de prélever des échantillons à n’importe quel stade, selon l’accord des parties. D’autres laboratoires peuvent également être impliqués, mais SGS est le plus populaire et le plus connu. Nous avons écrit un article séparé sur l’importance des tests en laboratoire des produits pétroliers dans le commerce et une liste des laboratoires les plus courants et les plus connus.
4. Connaissement. Lorsqu’un navire est chargé et expédié, le principal document d’expédition émis pour le navire est le connaissement. Lors de l’analyse du connaissement, faites attention à tous les détails du document : propriétaire de la cargaison, propriétaire du navire, détails du navire et des marchandises.
5. Q88. Détails du navire (passeport du navire). Informations complètes et détaillées sur le navire, avec tous les détails techniques, passeport technique du navire.
6. Manifeste de chargement. Le manifeste de chargement est un document qui donne une description complète et exhaustive de la cargaison qui se trouve à bord du navire. Ce document est préparé par un agent au port de chargement du navire conformément aux données contenues dans le connaissement. Le manifeste de chargement est utilisé pour contrôler l’acceptation et la livraison de la cargaison et le paiement du fret. Ce document est également nécessaire pour le service des douanes, car il est utilisé pour calculer les droits et les charges, et il est également utilisé pour tenir des statistiques sur le chiffre d’affaires des marchandises export-import au service des douanes du port.
7. ETA (Heure d’arrivée estimée). Lorsqu’un navire est expédié, le capitaine du navire planifie l’heure d’arrivée estimée du navire au port de destination. Ce document est particulièrement important pour le destinataire afin de planifier et de réserver à des dates précises au port de destination la capacité de déchargement du navire.
8. NOR (Notice of Readiness). Avis de disponibilité du dépôt pétrolier du port de destination pour recevoir le navire et pomper le carburant avec les coordonnées complètes du dépôt pétrolier. Ce document est signé entre l’armateur et le port de destination, généralement déjà au cours du mouvement du navire 3 à 5 jours avant son arrivée. Ce document est important pour le vendeur et le capitaine du navire pour s’assurer que le navire ne sera pas immobilisé à l’arrivée (surestaries), qu’il attend au port de destination pour décharger à certaines dates.
9. ATB (Authority To Board). Pour que les techniciens de laboratoire embauchés par l’acheteur puissent procéder à des prélèvements (test DIP), le vendeur délivre une autorisation d’embarquement à bord du navire. Il s’agit généralement d’un message SATCOM émis par le capitaine du navire, qui autorise l’acheteur à monter à bord du navire pour confirmer la présence, la quantité et la qualité de la cargaison. Vous ne pouvez pas monter à bord d’un cargo ou d’un pétrolier sans cette autorisation.

Nous vous avons remis un ensemble de documents de base, fourni par défaut, mais qui peut être complété par de nombreux autres documents à la demande de l’une des parties à la transaction ou à la demande des autorités locales du port de départ ou d’arrivée. Cet ensemble peut également inclure des documents tels que : un document confirmant que le navire a été nettoyé avant le chargement de la cargaison précédente (clean on board), une copie du contrat d’affrètement du navire ou un reçu de paiement de l’affrètement du navire par le vendeur, l’original de la police d’assurance de la cargaison couvrant tous les risques émise par une compagnie d’assurance de premier ordre, une copie du rapport sur l’injection de la marchandise dans le navire depuis le réservoir du port terrestre du port de départ et bien d’autres à la demande de l’une des parties à la transaction.

POP (Proof Of Product) pour les transactions FOB, transactions dans lesquelles les marchandises sont vendues au port de départ du vendeur, sans livraison. Transactions intra-portuaires.

1. Lettre d’engagement de livraison et déclaration de disponibilité des produits. Lettre émise par les fournisseurs s’engageant à livrer des marchandises dans un délai déterminé, selon des conditions, une quantité et une qualité spécifiées.
2. ATV (Autorisation de vérification). Autorisation délivrée par le vendeur pour procéder à l’authentification des documents, à la vérification de la disponibilité des produits et à d’autres vérifications au port. Il est important de noter dans ce document ce que le vendeur autorise. Souvent, le vendeur n’autorise qu’un appel téléphonique ou un courrier au dépôt. Nous recommandons aux acheteurs d’insister pour obtenir un ATV prolongé qui leur permet de se rendre physiquement au dépôt pour vérification, de contacter les autorités portuaires et de leur remettre les documents à vérifier et bien plus encore.
3. ATSC (Autorisation de vente et de collecte). Ce document est principalement nécessaire aux intermédiaires afin qu’ils puissent utiliser ce document délivré par le titulaire du titre pour prouver à leurs acheteurs finaux qu’ils sont liés au produit et qu’ils sont autorisés à le revendre.
4. Autorisation de test d’immersion (DTA) ou UDTA (Unconditional Dip Test Authorization). Autorisation permettant au fournisseur de permettre aux techniciens de laboratoire de l’acheteur de prélever des échantillons et d’effectuer des tests pour confirmer la qualité et la quantité des marchandises. La différence entre DTA et UDTA est décrite plus en détail dans un article séparé sur les procédures FOB dans les principaux ports mondiaux.
5. Reçu de stockage de réservoir (TSR). Un reçu de location de réservoir terrestre est émis pour confirmer que le vendeur possède un réservoir terrestre loué dans lequel les marchandises sont désormais stockées. Ce reçu contient les numéros de réservoir, leurs coordonnées GPS et d’autres données sensibles pour vérifier et confirmer la présence réelle des réservoirs dans le port.
6. Rapport d’injection. Il s’agit d’un rapport d’injection de la marchandise dans le réservoir terrestre du vendeur. En fournissant ce document, le vendeur prouve effectivement qu’il a déjà acheté cette marchandise et qu’il a injecté la marchandise précédemment achetée dans ses réservoirs à certaines dates. Ce pompage du navire arrivant vers les réservoirs terrestres est effectué par le système de canalisation du port, de sorte que l’authenticité de ce document peut être vérifiée auprès des autorités portuaires.
7. Certificat d’origine. Toute marchandise a l’origine du pays dans lequel elle est fabriquée. Le certificat d’origine est généralement délivré par la Chambre de commerce et d’industrie du pays où elle est fabriquée et confirme l’origine des marchandises. Ce document est important pour le dédouanement des marchandises. Ces documents sont souvent falsifiés sur le marché afin de cacher l’origine réelle des marchandises aux pays qui sont sous sanctions internationales.
8. Passeport produit. Toute marchandise, y compris le pétrole et les produits pétroliers, possède certains indicateurs qualitatifs. Ils doivent être conformes aux normes internationales. Lorsque les marchandises sont expédiées depuis une raffinerie, le producteur délivre un passeport produit. En fait, il s’agit d’une liste d’indicateurs qualitatifs des marchandises lors de l’expédition.
9. Rapport d’inspection SGS récent. Nous pensons qu’il s’agit du document le plus important dans les transactions FOB. Il s’agit d’un rapport de laboratoire d’un laboratoire indépendant qui a prélevé des échantillons et confirmé la qualité et la quantité des marchandises à un certain stade de la livraison. Il est important d’insister pour que les nouveaux échantillons soient effectués au plus tard 2 à 3 jours auparavant. SGS est un laboratoire de renommée mondiale auquel font confiance la plupart des spécialistes du marketing. Et si le laboratoire a confirmé qu’au moment de l’échantillonnage chez un vendeur particulier dans un réservoir particulier, il y avait une quantité appropriée de produit dans un réservoir particulier qui était de la bonne qualité, alors c’est la confirmation clé dans les documents. D’autres laboratoires peuvent également être impliqués, mais SGS est le plus populaire et le plus connu. Nous avons écrit un article séparé sur l’importance des tests en laboratoire des produits pétroliers dans le commerce et une liste des laboratoires les plus courants et les plus connus.

Nous vous avons fourni un ensemble de documents de base, qui est fourni par défaut, mais il peut être complété par de nombreux autres documents à la demande de l’une des parties à la transaction ou à la demande des autorités locales du port de départ ou d’arrivée.

En conclusion, il est essentiel de garantir la transparence et l’authenticité des transactions sur le pétrole et les produits pétroliers afin de prévenir la fraude et de garantir des relations commerciales fructueuses entre les parties. Le respect des recommandations ci-dessus contribuera à minimiser les risques et à garantir une interaction efficace sur le marché du commerce international.